Per l’azienda fitness , così come per qualsiasi attività, è
necessario pianificare costi e ricavi in funzione della stagionalità che, nel
nostro settore, può creare importanti variazioni sugli incassi mensili.
Cosa fare quindi per evitare la sofferenza estiva?
1)
Redigere un preciso ed attento budget annuo dei
costi e dei ricavi con relativo cash flow (flusso di cassa)
Il budget annuo andrebbe costruito ed
approvato entro il mese di luglio quando si prevede di considerare l’anno
stagionale (1 settembre – 31 agosto) mentre entro il mese di novembre quando si
considera l’anno solare (1 gennaio – 31 dicembre).
Per essere estremamente sintetici e pratici
si può partire dall’analizzare i costi annui totale, l’obiettivo di crescita e
quindi i ricavi necessari per sostenere e raggiungere quanto prefissato.
A seguire si spalmano i costi ed i ricavi
su base mensile e si crea un documento di consuntivo che dovrà essere
aggiornato a conclusione di ogni mese con l’obiettivo di avere un anteprima sul
“dove siamo – dove dovremmo essere”.
Analizzare i numeri però diventa inutile
nel momento in cui non si prendono decisioni in merito ad eventuali misure
correttive, quindi, il budget deve essere soggetto ad una ri-parametrazione a
conclusione di ogni trimestre andando a ripartire sui mesi successivi gli
eventuali scostamenti rispetto al documento iniziale.
2)
Rispetto al flusso di cassa è importante
prendere in considerazione non solo le entrate ed uscite ma anche gli eventuali
insoluti (rate da pagare) così come la previsione dei costi dettati della ricezione
di quelle spese che non sono fisse e con ripartizione mensile ma che, ad
esempio, seguono i consumi energetici oppure che sono legate ai contratti di
lavoro.
In merito ai costi è ovviamente prudenziale
prevedere costi leggermente superiori a quelli conosciuti in modo da creare un
cuscinetto per costi non pianificati ed imprevisti.
In merito ai ricavi il nostro settore,
tipicamente in Italia, è legato al pagamento in anticipo del periodo
sottoscritto (es: quadrimestrale, annuale etc), fattore che facilità il
mantenimento dell’impegno relativo al cambiamento di stile di vita da parte
dell’iscritto ma che può mettere in difficoltà l’imprenditore poco attento che
valuta come incassi del mese l’intero importo senza ragionare per competenze
dell’importo rispetto ai mesi acquistati.
Ovviamente i flussi di ricavo che si
ottengono nei mesi migliori dell’anno sono necessari per creare riserva per i
mesi più difficili tuttavia è da valutare la possibilità che una percentuale
degli abbonamenti di questi mesi si proposta con formule di pagamento dilazionato
garantito (addebito diretto su conto corrente o carta di credito) che creano
quel volume di ricavi, seppur minore, ma costante anche nel periodo caldo.
Cosa non fare:
1)
Non pagare i dipendenti e collaboratori nel periodo
estivo – meglio pianificare il numero di
ore necessario ed eventualmente concordare con il personale la riduzione di orario ad inizio stagione
2)
Accumulare debiti di rate periodiche (es:
affitto, fornitori) – meglio richiedere fin da subito una diluizione del valore
annuo sui 10 mesi più stabili dell’anno lasciando respiro ai famigerati mesi
caldi
3)
Utilizzare i ricavi generati dai buoni periodo
per pagare i debiti dei periodi precedenti – meglio pianificare con gli
istituti di credito azioni mirate all’abbattimento dei debiti pregressi
(prestito) o meglio ancora ad evitare che si accumulino richiedendo elasticità
di cassa nei periodi pianificati (fido di cassa, anticipo fatture).
4)
Applicare strategie basate sul rinnovo
anticipato (che non fanno altro che abbassare la media contratto e svuotare i
mesi successivi) e promozioni per l’iscrizione (anche queste responsabili
dell’abbassamento della media contratto e della cattiva reputazione del centro
che applica per i suoi iscritti pesi e misure differenti) – meglio analizzare
il piano scadenze dell’anno ed agire in modo preventivo con azioni di
estensione dell’abbonamento (es: passare all’annuale per i titolari di
quadrimestrali) che possano riempire i mesi carenti ed azioni di raccolta
potenziali clienti nei mesi precedenti a quelli critici (es: porta un amico,
iniziative di outreach, voucher prova etc)
Ovviamente questi vogliono essere spunti per riflessioni e
stimoli per non rimanere immobili di fronte alle difficoltà, provando ad
anticiparle ed affrontarle con atteggiamento costruttivo e positivo.
Buona preparazione!
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Paolo Grosso - paologrosso@wellink.it